"Mein Büro"

von Silke Fischer-Röhl

Seit dem 1. März 2004 arbeite ich als Gemeindesekretärin bei der Ev. Kirchengemeinde in Usingen.
Viele Gemeindemitglieder kennen mich sicher schon und hatten bereits mit mir zu tun. Vielleicht interessiert es Sie, was in einem Gemeindebüro so an Arbeit anfällt. Deshalb versuche ich, Ihnen meine Arbeit in Kurzfassung näher zu bringen:
So nehme ich täglich gerne alle Anrufe entgegen und empfange Besucher in allen kirchlichen Angelegenheiten.
Die tägliche Post, auch in Form von E-Mails, wird bearbeitet, Briefe werden geschrieben, Patenscheine und andere Bescheinigungen ausgestellt. Taufen, Bestattungen, Trauungen, Kircheneintritte, Kirchenaustritte usw. werden am Computer bearbeitet, Urkunden geschrieben, Listen für den Gemeindebrief erstellt, Geburtstagskarten und Urkunden gedruckt.
Ohne die Abwicklung von Finanzen geht es in einem Büro nicht. So werden jede Woche Rechnungen, Überweisungen und Umbuchungen bearbeitet.
Der regelmäßige Kontakt zur Ev. Regionalverwaltung in Oberursel in den Bereichen Finanzen, Personal, Bauvorhaben, Grundstücke usw. ist sehr wichtig.
Alle Personalangelegenheiten müssen vom Büro aus verwaltet werden. Dadurch ist der Kontakt mit der MAV (Mitarbeitervertretung) und der Kirchenverwaltung unerlässlich.
Die verschiedenen Gruppen unserer Gemeinde kommen mit Abrechnungen und so manchen Problemen zu mir, ebenso der Kindergarten mit insgesamt 12 Mitarbeiterinnen. Die Pfarrer/in und der Kirchenvorstand kommen täglich mit neuen Arbeiten rund um die Gemeinde ins Büro. Die gute Zusammenarbeit mit unserer Küsterin erleichtert die Arbeit enorm. Auch bei den Gottesdienstvorbereitungen wirkt eine Sekretärin mit. Da in unserer Kirchengemeinde viele Veranstaltungen, Andachten, Konzerte usw. stattfinden, sind gute Organisation und Terminplanung nötig, so auch die Weiterleitung der regelmäßigen Veranstaltungen an die Presse.
Das Wichtigste für alle Gemeindeglieder ist eine freundliche Atmosphäre im Büro. Und genau da ist mein Ansatz: Ich nehme mir trotz Arbeit und Stress die Zeit und die Ruhe für jedes Gemeindeglied.
Ich möchte jeden, der Fragen zum Gemeindeleben oder zu Taufen, Trauungen usw. hat, einladen, mich im Gemeindebüro zu besuchen.
Obwohl ich nicht in Usingen wohne, fühle ich mich mit der Kirchengemeinde sehr verbunden und komme jeden Tag gerne in „mein Büro“!



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